【読書記録】『ストレスフリーの整理術』

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はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン
二見書房
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GTDの提唱者デビッド・アレン氏の書いたGTD本です。
その名も『ストレスフリーの整理術』

私自身、ここ半年はGTDを実践していまして、結構気に入っています。
ただ、私はインターネットでGTDについて調べ、それを実践していただけですので
「GTD自体は気に入っているんだから、原典を読んでみようじゃないか」ということでこの本を手に取りました。



そもそもGTDとは何か

GTDとはスケジュールやタスクの管理方法のひとつに過ぎません。
これを実践したからといって、必ずしもストレスフリーになるだとか事業に成功するだとか
そういうことは無いと思います。
ただ、頭の中がすっきりして、次に何をすべきかということははっきりと分かるようになるはずです。

GTDの手順

手順については誠 Biz.IDが丁寧にまとめて下さっている。
手順のみではなく、GTDを行う上で引っかかってしまう点について言及しているエントリも多く、非常にタメになる。
これは本をすでに読んだ方も目を通すべきでしょう。

詳しい説明は誠 Biz.IDに譲り、ここでは簡単に書いておきましょう。
1.やりたいことを紙に「全て」書き出す
2.書き出し終わったら、2分以内で完了することは今やってしまう
3.リストに残ったものを「いつかやる」「プロジェクト」「連絡待ち」「次に取るべき行動」のリストに振り分ける
4.「次に取るべき行動」リストを消化していく
5.週に1度、リストの見直しを行う(週次レビューという)


頭を空っぽにすることの重要性

ここで重要なのは、仕事もプライベートも関係なくやりたいことを全て紙に書き出すという点でしょう。
頭の中にある事柄を全て紙に書き出すことで、頭が相当すっきりするはずです。
誠 Biz.IDのこの記事でも書かれていますが1時間以上かけて頭の中にある事柄を書き出す事が重要です。

全てを書き出したことで「今すぐできること」と「数十年努力しても可能かわからないこと」が一つのリストに共存していることとなります。
この状態、普段ならなかなか起こりえませんよね。
例えば、「爪を切る」という項目と「年商100億を超える事業を立ち上げる」という「やりたいこと」が隣り合って書かれていたりするわけです。
これがGTDの面白いところで、この段階になって始めて「俺はここまで多くの事を考えていたのか」と気付けるんですね。
多くの事項を頭から追い出して紙に書く事で、脳内のメモリ領域に余裕が出て新しい事を考えることが可能になります。

仕事を6つのレベルに分けて考える

さらに、大小様々なタスクを書き出すことで
自らの仕事を複数のレベルに分けて考えることが可能となり、「〇〇年後に××を達成するには今何をすべきか」という思考を働かせることが出来るようになります。

アレン氏は仕事を6つのレベルに分けて考えることの重要性を説いています。
・高度5000メートル 人生
・高度4000メートル 3~5年後の構想
・高度3000メートル 1~2年後の構想
・高度2000メートル 責任を負っていること
・高度1000メートル 現在のプロジェクト
・高度0メートル 現在の行動
(p.219)

この分け方に則って考えると、物事をボトムアップで考えても、その逆で考えても全ては連動しているということがわかる。
(ボトムアップの例)電話をかける→契約が取れる→売上が伸びる→販売力の強化につながる→会社が発展する→経済面が豊かになる
(トップダウンの例)運命を切り開きたい→事業を興す→営業上の目標がある→果たすべき役目がある→短期的に達成すべきプロジェクトがある→速やかに実行するべきことがある
(p.220)

また、アレン氏はこの「6つのレベル」について述べたあとに
『ゆとりを持って生産性を発揮していく最も健全な方法は、このように全てのレベルをバランスよく管理していくことである。「解決していないこと」「済んでいないこと」「やるべきこと」を各レベルにおいて明らかにすることが重要だ。』(p.220)
と述べています。

つまり、アレン氏が本書において最も伝えたい事は「仕事を6つのレベルに分けて考え、それぞれをバランスよく管理せよ」ということではないでしょうか。
そして、GTDはそれを実行するために最も適したスケジュール・タスク管理の手法なのです。

仕事もプライベートも関係なく書き出した『やりたいことリスト』を眺めてみると、思っていた以上にやるべきことがあることに気付くはずです。
しかし、それらのうちいくつかは連結していて、順序立ててタスクに望まないと最終目標に到達出来ない恐れさえあります。
そんな最悪な自体を防ぐために「全て」の「やりたいこと」を一つの紙に書き出したのです。
リストを作成したことで自分自身が本当に「やるべきこと」が見えてきます。
また、その「やるべきこと」がどのような「やりたいこと」に繋がっているのかにも気付けるはずです。
それさえ分かれば「俺はなぜこんな仕事をしているんだろう。将来にとって有益な作業なのだろうか。」といった漠然とした不安がなくなり、目的意識を保ったまま仕事にとりかかることが出来るのです。

「プロジェクト」リストについて

GTDを実践するうえで「プロジェクト」リストの使い方がわからないという方が大勢いるようです。
が、それは当然のことであるということが本書を読んではっきりしました。
私がそれに気付いたのは「6つのレベル」についての記述を読んだ後です。

つまり、
「次に取るべき行動」や「連絡待ち」が高度0メートルの事案なのに対して、プロジェクトは高度1000~4000メートルの事案だからです。
高度がぜんぜん違うのですから「次に取るべき行動」や「連絡待ち」と同じような考え方で「プロジェクト」リストと向かい合うから扱い方がわからず
(´・ω・)←こんな感じ になってしまうのです。

ではどうするか。
私は「いつかやる」リストから「今週で1歩でも進めたい事案」を「プロジェクト」リストに移し、
今週やるべき1つ、もしくは2つ程度のタスクに切り分けして、それを「次に取るべき行動」リストへと移すことにしています。
こうすることで大きなプロジェクトは小分けにされ、次々と処理していくことが可能となりました。

アレン氏の「プロジェクト」に関する記述は本書の(p.231)から書かれていますので興味のある方はそちらをお読みください。
要約すると「小分けにして処理しなさい」といったことが書かれているわけですが、その他にも色々と気付きを与えてくれる記述があります。

GTDはあくまでも方法論に過ぎない

さて、ここまで読書記録としてGTDについて少し書いてきました。
が、GTDなんて所詮はスケジュール・タスク管理の方法論の一つに過ぎないということを頭に置いておくことを忘れてはいけません。
実践しなければ意味が無いのです。

実際にGTDを行い、自分で改良を加えながら自らのスキルアップに役立てる。
そして少しつまずいたときに本書を開くとヒントが書いているかもしれない。
これが本書との正しい付き合い方なのではないでしょうか。

本書には、棚や小道具の使い方など、GTDを行う上でちょっとした助けになるかもしれないヒントが多く散りばめられています。
そういったトピックは非常に数が多いため、本エントリでは全て割愛しました。
何故なら、GTDにはどんな環境、やり方でも実践できるという素晴らしい特徴があるからです。

まずは実践してみて、「どうも上手くいかない」「もっと効率がアップしないか」と思ったときに本書を読み込んでみる。
その段階になって始めて本書の良さが理解できると私は思います。
実践していないと本書に書かれている細かなヒントを役立てることもできません。

ということで、本エントリでGTDに興味を持った方は誠 Biz.IDでやり方を学び、実際にGTDを試してみましょう。
同時に『ストレスフリーの整理術』を購入することをお薦めします。
GTDを行うにあたってこれ以上頼りがいのある本はないのですから。

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2 Responses to “【読書記録】『ストレスフリーの整理術』”

  1. C言語で作る 複数ファイル自動生成プログラム | Refidea Says:

    [...] と兼城です。 私は普段、GTDという手法を用いてタスク管理を行っています。 GTDについてはこちら で、じゃあ具体的にどうやって管理をしているかということですが、 基本はテキストフ [...]

  2. Raden Says:

    Whoa, whoa, get out the way with that good inafomrtion.

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